Suivi des forfaits
Comment suivre les heures de cours utilisées et restantes dans un forfait ?
« Combien d’heures reste-t-il sur mon forfait ? » Pour répondre à un élève ou à son parent, vous devez pouvoir retrouver les séances qui expliquent le solde. Pour un forfait horaire sans nouvel achat, transfert ni autre ajustement, le calcul est le suivant : heures restantes = heures initiales − heures consommées + heures recréditées après correction. Les rendez-vous à venir se suivent séparément.
Un carnet ou un tableur peut suffire, à condition de noter chaque séance et ses changements. Voici une méthode pour suivre un forfait de 10 heures, comprendre l’effet d’un report ou d’une annulation et distinguer les crédits de cours des factures et des règlements.
Distinguer les heures prévues, réalisées et utilisées
Une heure au planning reste une prévision
Une séance prévue correspond à un rendez-vous. Une séance réalisée correspond à un cours qui a eu lieu. Pour que votre suivi reflète cette réalisation, vous devez la confirmer et noter sa durée : c’est ce que l’on appelle le pointage.
Les heures utilisées sont celles effectivement déduites du forfait selon les règles applicables. Elles peuvent différer des heures réalisées : par exemple, un forfait presque épuisé ne couvre qu’une partie d’un cours. Une annulation avec facturation peut aussi avoir un effet sur les crédits, sans être une heure d’enseignement réalisée.
Gardez donc trois informations distinctes : ce qui est prévu, ce qui a eu lieu et ce qui a été consommé.
Un forfait en heures et un forfait en séances ont des unités différentes
Sur un forfait horaire, un cours de 1 h 30 représente 1,5 heure, et un cours de 45 minutes représente 0,75 heure. Saisir « 1,30 » à la place de « 1,5 » dans une colonne décimale fausse le calcul.
Un forfait de cinq séances se suit en séances, avec la durée prévue par votre offre. Vous ne pouvez pas en déduire automatiquement 1,5 séance parce qu’un cours a duré 1 h 30. Vérifiez l’unité du forfait avant de calculer son solde ou un éventuel dépassement.
Tenir un suivi simple après chaque séance
Les informations à conserver
Pour chaque forfait, notez l’élève concerné, l’activité, la quantité initiale, l’unité et les éventuelles dates de validité. Identifiez séparément le payeur lorsqu’un parent ou un tiers finance les cours.
Pour chaque séance, conservez :
- sa référence et sa date, avec l’ancienne date en cas de report ;
- la durée prévue, puis la durée réellement effectuée ;
- sa situation : à venir, réalisée, reportée ou annulée ;
- les heures déduites ou recréditées et le motif d’une correction ;
- le solde après ce mouvement.
Pour un cours à horaire fixe, notez séparément les exceptions ponctuelles : un déplacement ou une annulation concerne la séance identifiée, sans effacer le rythme habituel.
Une référence simple, comme S1 ou S2, permet de reconnaître la même séance malgré un changement de date. Les références des factures et le suivi des règlements peuvent figurer dans un relevé séparé.
Calculer le solde à partir des mouvements
Après chaque cours, confirmez la durée et vérifiez la consommation correspondante. En cas de correction, gardez la trace du mouvement qui modifie le solde. Vous pourrez ainsi expliquer chaque variation.
La formule donnée plus haut s’applique à un forfait sans nouvel achat, transfert ni autre ajustement. Vérifiez aussi sa validité : un forfait expiré peut afficher un reliquat qui n’est plus utilisable selon les conditions applicables.
Vous pouvez intégrer cette vérification à votre routine pour organiser vos cours particuliers chaque semaine.
Exemple de suivi sur un forfait de 10 heures
Camille, professeure, donne des cours à Alex. Morgan, le parent d’Alex, en est le payeur. Ces personnes et toutes les situations qui suivent sont fictives. Ce relevé illustre une méthode de suivi ; ce n’est pas une capture de l’application.
Alex dispose d’un seul forfait individuel de 10 h, actif et utilisable pour cette activité. Il n’y a ni expiration ni suspension pendant l’exemple. Les cours réalisés sont confirmés dans le suivi.
| Séance | Situation au relevé | Heures utilisées | Solde |
|---|---|---|---|
| Départ | Forfait disponible | 0 h | 10 h |
| S1 | Réalisée, 1 h 30 | 1,5 h | 8,5 h |
| S2 | Réalisée, 1 h | 1 h | 7,5 h |
| S3 | Reportée, puis réalisée, 1 h 30 | 1,5 h | 6 h |
| S4 | Annulée sans facturation avant pointage | 0 h | 6 h |
| S5 | Réalisée, 2 h | 2 h | 4 h |
| S6 | À venir, 1 h prévue | 0 h | 4 h |
S3 devait avoir lieu le 8 du mois. Elle a été déplacée au 12, avant tout pointage, puis réalisée à cette nouvelle date. Elle consomme 1 h 30 une seule fois. Le report lui-même n’a rien déduit.
S4 était prévue pour une heure. Elle a été annulée sans facturation avant d’être pointée : aucune heure n’est utilisée et cette séance n’est pas à facturer.
Les cours réalisés totalisent 1,5 + 1 + 1,5 + 2 = 6 h. Ils sont tous couverts par le forfait. Le relevé indique donc 6 h réalisées, 6 h utilisées et 4 h disponibles.
La séance S6 représente une heure future. Si elle a lieu et est couverte, il restera 3 h. Pour l’instant, le solde reste de 4 h. Les six rendez-vous représentaient initialement 8 h prévues ; après l’annulation, le programme compte 6 h réalisées et 1 h à venir. Acheter 10 h ne signifie pas avoir déjà planifié ces 10 h.
Gérer les reports, les annulations et les corrections
Reporter sans compter deux cours
Lorsqu’une séance non pointée change de date, conservez son identité et la trace du déplacement. Évitez de laisser un cours à déduire à l’ancienne date tout en en ajoutant un autre à la nouvelle.
Si la séance a déjà été pointée ou liée à une facture, vérifiez d’abord les actions de correction disponibles. Dans Planizz, un déplacement ne doit pas être interprété comme une restauration automatique de crédit.
Préciser le traitement de chaque annulation
Une annulation sans facturation et une annulation avec facturation ont des conséquences différentes. La première reste exclue des éléments à facturer. La seconde relève d’une décision explicite, dans les cas pris en charge et selon les conditions applicables ; elle peut affecter les crédits ou laisser une partie à facturer.
Dans les deux cas, conservez le statut d’annulation. Un cours qui n’a pas eu lieu ne doit pas augmenter vos heures d’enseignement réalisées. Le libellé « annulation facturée » ne prouve pas non plus qu’une facture a déjà été émise ou réglée.
Ne déduisez jamais le traitement d’une annulation de la seule absence de l’élève. Retrouvez la décision et sa conséquence sur le forfait.
Corriger un pointage et vérifier les heures recréditées
Prenons une variante de l’exemple : S5 a été enregistrée pour 2 h, alors que le cours a duré 1 h 30. Supposons que ce pointage ne soit lié à aucune facture et qu’aucun autre blocage ne s’applique.
Dans ce cas autorisé, la correction dans Planizz suit deux étapes :
| Étape de correction de S5 | Mouvement sur le solde | Solde |
|---|---|---|
| Avant correction | — | 4 h |
| Dépointer les 2 h erronées | + 2 h | 6 h |
| Pointer la durée réelle de 1 h 30 | − 1,5 h | 4,5 h |
Le calcul complet est donc 10 − 6 + 2 − 1,5 = 4,5 h restantes.
Le total corrigé est de 5,5 h réalisées et utilisées. Cette variante remplace la durée de S5 dans l’exemple ; elle ne s’ajoute pas au scénario initial.
Recréditer des heures ne rembourse pas de l’argent. Si une facture liée ou une annulation facturée bloque le dépointage simple, utilisez le traitement dédié à cette situation plutôt que de modifier le solde à la main.
Séparer le crédit restant, la facture et le règlement
Le solde du forfait répond à une question : combien d’heures restent utilisables ? La facture décrit ce qui est facturé. Les règlements enregistrés permettent de suivre ce qui a été payé. Ces trois informations évoluent séparément.
Dans l’exemple principal, les 6 h réalisées sont entièrement couvertes : aucune heure supplémentaire n’est à facturer pour ces séances. La facture du forfait peut être réglée alors qu’il reste encore 4 h de cours. Elle peut aussi rester à payer : le solde d’heures ne permet pas de le savoir.
Quand le forfait ne couvre qu’une partie du cours
Voici une autre situation, indépendante du forfait de 10 h : un élève n’a plus que 30 minutes de crédit horaire, soit 0,5 h, sur son unique forfait utilisable. Il suit un cours de 1 h 30.
Après confirmation, 0,5 h est consommée et le solde tombe à zéro. Il reste 1 h à facturer, après vérification. Facturer à nouveau la totalité des 1 h 30 compterait une seconde fois la partie déjà couverte.
La préparation de la facture et l’enregistrement de son règlement restent distincts. Dans les parcours où cette saisie est disponible dans Planizz, enregistrer un règlement décrit un paiement reçu ; cela ne déclenche pas un encaissement bancaire automatique.
Un devis reste lui aussi une étape séparée. Sa création ou son acceptation ne suffit pas à activer un planning ou des crédits de cours. Ne l’ajoutez pas à votre stock d’heures disponibles comme s’il s’agissait déjà d’un forfait utilisable.
Les erreurs qui faussent le suivi
- Déduire tous les rendez-vous du calendrier. Vous mélangez les heures futures et les consommations enregistrées.
- Compter deux fois une séance reportée. La nouvelle date doit rester rattachée au même cours.
- Confondre minutes et décimales. Utilisez 1,5 h pour 1 h 30, ou conservez partout un format heures/minutes cohérent.
- Corriger seulement le total. Retrouvez d’abord la séance et le mouvement à corriger pour conserver une explication du solde.
- Assimiler facture émise et facture réglée. Vérifiez les règlements indépendamment des heures consommées.
- Additionner les crédits des participants d’un groupe. Un créneau collectif ne crée pas à lui seul un forfait commun.
Centraliser le suivi des forfaits dans Planizz
Lorsque plusieurs élèves ont des durées, reports et forfaits différents, rapprocher les informations devient plus exigeant. Planizz réunit le planning, le suivi des séances et les forfaits pour retrouver ce qui a été confirmé, la couverture utilisée et les éléments restant à traiter.
Le pointage alimente le suivi selon les règles du forfait. Le professeur conserve les vérifications et les décisions nécessaires pour les corrections, les annulations et la préparation des documents. Avec plusieurs forfaits, contrôlez celui qui a réellement couvert la séance : l’ajout d’un nouveau forfait ne signifie pas qu’il remplace immédiatement celui déjà commencé.
Pour voir comment ces étapes s’articulent, découvrez la gestion des cours avec Planizz.
Questions fréquentes
Comment connaître rapidement les heures restantes ?
Partez du crédit initial, retranchez les consommations enregistrées et ajoutez les restaurations justifiées. Rapprochez le résultat de l’historique et vérifiez que le forfait reste utilisable.
Faut-il déduire les séances déjà prévues ?
Gardez-les dans une prévision séparée. Une heure à venir peut annoncer un futur solde, mais elle ne devient pas une heure réalisée ou consommée du seul fait de sa présence au calendrier.
Un cours reporté consomme-t-il deux fois le forfait ?
Dans la méthode présentée, non. La séance non pointée garde sa référence et sa nouvelle date ; elle n’est déduite qu’une fois lorsqu’elle est réalisée et confirmée.
Une séance annulée utilise-t-elle des crédits ?
Cela dépend de son traitement. Dans l’exemple, l’annulation sans facturation avant pointage ne consomme rien. Une annulation explicitement traitée avec facturation peut avoir un effet différent ; elle reste distincte d’un cours réalisé.
Comment corriger une durée enregistrée par erreur ?
Retrouvez le pointage concerné et vérifiez si sa correction est autorisée. Dans l’exemple sans facture liée, le dépointage restaure le crédit utilisé, puis le nouveau pointage déduit la bonne durée.
Que faire lorsque le cours dépasse le crédit disponible ?
Distinguez la partie couverte et le reste à facturer. Pour le cas horaire présenté, 30 minutes disponibles sur un cours de 1 h 30 laissent une heure à facturer. Un forfait en séances demande une lecture de ses propres règles.
Un forfait entièrement consommé est-il forcément payé ?
Non. Le crédit utilisé décrit le suivi du forfait ; les factures et les règlements décrivent sa situation financière. Vérifiez ces informations séparément.
Comment suivre les forfaits lors d’un cours collectif ?
En individuel, suivez le forfait de l’élève concerné, même si son parent paie. Pour une famille, distinguez le payeur des enfants participants et vérifiez à qui les crédits sont rattachés : un même payeur ne suffit pas à établir un solde commun. En groupe, conservez la présence et les droits de chaque participant ; le créneau collectif n’est pas un forfait partagé. Le cas chiffré de ce guide concerne uniquement un forfait individuel.